探究論檔案管理信息化建設

探究論檔案管理信息化建設

　　【摘要】當前我國正處于社會的轉型時期，現代信息技術已成為推動當代中國經濟發展的不竭動力，信息資源也開始成為中國社會發展進步到新時期的戰略資源。以我國現代企業信息化建設管理為研究對象，文章分析了其目前狀況和存在理由，并提出了相應的策略和倡議，以推動檔案管理信息化推進的建設。

　　【關鍵詞】信息技術;檔案管理;信息化建設

　　一、緒言

　　檔案是人們現實生活的真實記錄，也是國家信息資源的重要組成部分。作為原始信息的重要組成部分，檔案信息能在現代社會中發揮著巨大的作用。文章認為檔案管理工作是一個系統而且實用的管理工作，還有信息技術在檔案管理工作中的應用，能推動企業檔案管理發展迅速。文章以我國現代企業信息化建設的管理為研究對象，通過分析其目前狀況和理由，提出了相應的策略和倡議。

　　二、現代檔案管理信息建設重要性

　　首先，能使文件檢索和使用更方便。在現代科學技術的幫助下，先進的管理策略可將傳統的手工查詢文件的數據模式轉變成檔案信息處理模式，電子目錄的使用和以電子文件的形式歸檔，能創造出一個方便的現代電子檔案信息查詢系統，在查找過程中，工作人員只需輸入相關的詞，就可以很快在PC、平板電腦乃至手機的屏幕上顯示相關信息。這種智能化、移動化的快速信息檢索策略，可以提高查詢效率，應用范圍廣，并可使用電子加密技術對企業檔案信息作安全處理。

　　其次，能使檔案信息存儲工作走向無限性。通過限制空間等因素，許多可以反應生產、科研活動過程中并具有一定價值的檔案很難有效被利用。因為檔案文件分類復雜，特別是一些常見的業務活動必須要保存大量的檔案材料，如果你選擇傳統的文件儲存策略，就要用到很大的庫存。加上傳統的檔案管理工作存在查詢效率低、立卷工作困難等理由，而現代信息檔案管理能充分利用電子空間的無限存儲性，通過PC、平板電腦和手機等多種終端，實現企業單位無紙化數據庫的管理模式。

　　三、當前我國檔案管理信息建設目前狀況與理由

　　當前我國檔案管理信息建設工作中遇到了許多瓶頸與理由，我們必須要正確認識自身的缺陷不足，才能真正做到有的放矢，文章分析了當前我國檔案管理信息建設目前狀況與理由。

　　首先，思想觀念落后直接制約著檔案管理信息化建設的發展。隨著科學技術的發展，但我國很多檔案管理人員思想守舊，仍使用傳統的檔案管理模式，他們認為檔案管理不過是為了實現“管理”而管理，缺乏相應的開發理念和服務意識，認為只要管理得當就沒理由，然而，這些傳統思想卻阻礙了現代檔案管理信息建設水平的提高。

　　其次，中國企業檔案信息化建設的資金投入較少。因為檔案信息化建設需要大量資金投資和硬件設施，并要確保內部和外部網絡正常，加強信息安全和保護工作等，這都要花費大量的錢。但在現實中，大多數商業領導者因為重視程度不夠，所以要投入大量資金建設信息是很困難的，也不能有效地開展后期工作。

　　再次，缺乏檔案信息建設人才。人才是一切技術的支柱，然而，人力資源已成為目前我們國家檔案信息化建設工作的一大障礙，我國信息化建設缺乏人才，特別是檔案信息人才越來越少，而且許多現有的檔案管理人員專業素質較低，趕不上信息化的發展步伐，不能滿足現代檔案建設的需求和發展。

　　四、新時期檔案管理信息化建設路徑

　　我國企業檔案管理未來的發展趨勢必定是走上信息建設的道路，但如何提高檔案管理信息建設工作的有效性，應從以下幾個方面來實現檔案管理信息化建設的需要。

　　首先，轉變觀念，把傳統理念變為現代創新思想。我們說的傳統檔案管理模式在邁向信息建設的發展方向中，必定會發生思想的碰撞，但要解決理由的關鍵，需要從決策者開始，也就是說，要得到企業管理者的重視。我們可以通過明確檔案信息化建設的重要作用以引起企業領導的重視，從而使領導者發現企業的傳統檔案管理存在漏洞，需要轉變管理模式。

　　其次，要積極探索電子檔案管理工作。企業檔案管理部門要盡早做好電子文件信息的歸檔與收集，及時建設企業電子檔案管理中心，這是企業電子文件歸檔與管理系統的一種制度創新。企業檔案管理部門這樣的管理中心，可以解決數字企業電子檔案歸檔的根本理由，并將所有電子信息集成到檔案管理部門，實現檔案管理多終端實現服務。

　　最后，由于檔案信息工作是一個技術程度較高的管理工作，除了掌握相關的檔案管理理論，還要熟悉計算機操作，然而，要實現檔案信息化建設，我們必須高度重視人才隊伍建設。企業檔案管理部門應重視信息管理人才的培養，并滿足其建設的需求。企業可為一些在職的檔案管理人員加強其繼續教育工作，給他們提供更多的學習機會，使他們能始終保持其領域內的最新專業技能，以確保檔案管理人員具有足夠的信息素養，能出色地完成企業檔案信息管理的工作。

　　五、結語

　　總的來說，檔案管理信息化建設轉變了傳統檔案管理的思想，構建了周圍環境的檔案管理和檔案模式。信息化建設也為企事業單位的檔案開發利用提供了更方便的服務，從而為檔案在社會活動中發揮更大的作用，加強社會信息的傳播和共享。

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