析醫(yī)院辦公管理的規(guī)劃及應用探究
醫(yī)院辦公自動化系統建設是一項復雜龐大、綜合性強的系統工程，怎樣分析醫(yī)院辦公管理的規(guī)劃及應用?
1.醫(yī)院辦公自動化的現狀
近年來，計算機在醫(yī)院行政大樓管理部門中普及率非常高，許多機關處室?guī)缀跞耸忠慌_電腦，而且都上了醫(yī)院的內網，推出了一些網上辦公的舉措，對整個醫(yī)院的數字化建設起到了推動作用，經過一年多的發(fā)展，功能從簡單的漢字錄入及文件打印到采用領先的B/S(瀏覽器/服務器)結構，集成內部通訊平臺、信息發(fā)布平臺、日常辦公、文件管理、會議管理、檔案管理、輔助辦公等價值的功能模塊，達到了迅速獲取醫(yī)院內部的、外部的信息，形成無紙化的電子文書管理體系，并對醫(yī)院行政管理、工作調度等起到輔助作用，大大提高了工作效率。
2.系統設計思路與策略
2.1網絡建設采用了醫(yī)院信息系統(HIS)，運行了醫(yī)院業(yè)務日常工作，包括財務管理、病人信息管理、物資庫管理，整個行政、機關辦公樓都采用辦公自動化系統(OA)，處理日常辦公，例如院領導日常處理請示報告審批，院行政事務的通知，與臨床醫(yī)技部門的信息交流等等，再有外網(Internet)，用于向廣大公眾提供信息服務，宣傳醫(yī)院、專家信息、網上業(yè)務等等。
2.2應用程序與數據庫結合，體現系統服務功能。PHP技術;PHP是一種公開源代碼，運行在WEB服務順端的HTML內嵌式的腳本語言，提供了簡單、實用的動態(tài)主頁解決主案，PHP的價值在于它將很多不同的技術組合為一個完整的套件，而且提供了編程環(huán)境與接口。數據庫采用MYSQL開源數據庫，MYSQL是一個精巧的SQL數據庫，它的強大功能、靈活性、豐富的應用編程接口(API)以及精巧的系統結構，受到了廣大自由軟件愛好者甚至是商業(yè)軟件用戶的青睞。
2.3確定辦公自動化系統的模式
針對醫(yī)院內部的管理流程，選擇了B/S(BROWOWSE/SERVER)結構模式，所有軟件都安裝在服務器端，客戶口端不需安裝任何程序，只要有瀏覽器就能運行系統，減少了維護人員的工作量，降低了系統的維持成本，極大地方便了工作。
3系統的主要功能模塊
3.1內部通訊平臺
電子郵件使用電子郵件可與醫(yī)院內部人員進行通信，可進行郵件的創(chuàng)建、發(fā)送、接收、閱讀、回復等。
在線短信可以即時感知工作人員是否在線，可使用在線短信功能實時交流和留言。
可發(fā)送手機短信，當重要工作到達時以短信形式將通知發(fā)送到非在線工作人員手機中，確保重要事件的及時通知。
3.2信息發(fā)布平臺
網上業(yè)務該欄目是為醫(yī)院將來設置，如網上掛號、專家咨詢、費用查詢、網上招標，目前還沒有實施。
遠程辦公提供的移動辦公、網上辦公功能，即便醫(yī)院領導出差在外地，也能像在辦公室一樣高效率地處理事務。
院內通報可以發(fā)布各種公共信息如公告、通知或啟事等。每個部門也可以建立自己的公告系統。
個人論壇為職工提供一個信息交流、思想溝通和問題討論的空間，根據需要可以發(fā)起并創(chuàng)建某方面的議題，其他人可在此進行自由的談論和發(fā)言，包括進行咨詢、解答和收集意見等。
信息查詢對各種常規(guī)醫(yī)療政策、藥品信息、醫(yī)療圖書資料等查詢如：醫(yī)療法規(guī)查詢、英漢字典、省廳網站鏈接、藥品查詢等實現網上收集、編輯和發(fā)布單位內部的刊物。刊物編輯將有關信息篩選、匯集成期刊，并在網上發(fā)布，所有用戶都可以參加投稿和閱覽已發(fā)布的各類刊物。
3.3日常辦公
網上審批網上辦理醫(yī)院內部的各項審批，如：工作請示、工作報告、工作交辦，部門間的工作聯絡、出差申請、采購申請、報銷、請假等日常工作流程都可以通過網上進行辦理和審批。
公文處理實現收文處理和發(fā)文處理的電子化，提高公文處理的效率。收文處理可對來文的登記擬辦、批辦、承辦、轉辦等環(huán)節(jié)進行辦理。發(fā)文處理可對公文制發(fā)中的擬稿、核稿、會稿、簽發(fā)、編號、登記、打印等環(huán)節(jié)進行處理。
工作監(jiān)控領導可對各項工作的進展情況進行實時監(jiān)控，了解每個職工工作的辦理情況，并可進行催辦。
3.4文件管理
文件管理文件是信息和知識的載體，文件管理的目的是對文件的存放、閱讀和查找進行有效的組織與控制;并提供快捷的檢索工具。
文件庫設置可根據醫(yī)院的實際業(yè)務需要設置文件庫的數目，在文件庫中文件夾的數量和級次也可按需設置，實現了文件的層次化管理訪問權限提供針對庫、文件夾和文件的多重訪問權限控制，確保文件訪問與操作的安全
3.5會議管理
提供對會議的全過程進行管理，由會議計劃和會議紀要兩部分組成，會議計劃包括：計劃擬定，計劃審批、通知和會議安排查詢。會議紀要包括：紀要擬稿、核稿、審批和紀要文件管理與查詢。
3.6檔案管理
辦公中形成的各類文件可直接歸檔到檔案管理系統，并按檔案管理規(guī)范進行管理和利用，實現文檔管理的一體化。
3.7輔助辦公
日程安排提供個人日程、共享日程和日程提醒等功能，這樣能夠更有效地安排自己的工作時間。
活動安排提供領導活動計劃擬定與審批、日程安排的查詢等功能。
人事管理提供人事檔案、勞動合同、獎懲記錄及培訓記錄等功能，可方便進行查詢和報表輸出。
物品管理提供辦公用品信息登記與分類維護、物品庫存和可領用信息查詢、物品領用申請與審批、物品發(fā)放與報損等功能。
圖書管理提供圖書信息登記、分類查詢、借閱申請與審批、圖書歸還等功能。
車輛管理提供車輛資料登記、車輛狀態(tài)網上實時查詢、用車申請、用車審批、車輛與司機調度等功能。
領導意見箱為領導和各部門工作人之間增加一種方便的溝通方式，工作人員可以直接向院長匯報工作，交流思想。
醫(yī)院辦公自動化系統建設是一項復雜龐大、綜合性強的系統工程，近年來，在我院信息化建設的過程中，隨著計算機應用的普及，職能部門對計算機應用的需求也在不斷的提高。實施辦公自動化的過程中，醫(yī)院領導給予了高度重視，我院通過這一系統的應用，使我院的計算機應用水平上升到了一個新階段，使我院擁有一支掌握現代化辦公軟件應用技術的文員隊伍。我院的職能部門辦公正在逐步實現無紙化辦公和工作流程自動化，實現文件管理制度化、標準化、規(guī)范化和網絡化。現在辦公自動化系統已經成為我院職能部門日常辦公中不可缺少的重要手段和工具。
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