跟單員工作流程

時間：2025-02-14 15:35:08 晶敏跟單員我要投稿

跟單員工作流程

　　跟單員的工作內容十分繁雜，涉及面廣，面對部門多。既要對上級反饋進度，又要對相關人員進行及時跟蹤，稍有不慎，即鑄成大錯。

跟單員工作流程

　　一、跟單員跟單工作流程

　　(一)外貿公司跟單工作流程

　　外貿公司跟單工作包括選擇生產企業、簽訂收購合同、籌備貨物、進程跟蹤、商檢(客檢)、訂艙裝船、制單結匯等幾個步驟。

　　(二)生產企業跟單工作流程

　　具備對外進出口經營權的生產企業是我國外貿進出口的主體之一，隨著我國加人WTO和外貿法的實施，具有外貿經營權的生產企業越來越多，許多國際買家也熱衷于直接從這些生產企業采購商品。“工廠跟單”，實質上屬于生產型企業的內部跟單。其一般流程包括：推銷公司產品、簽訂外銷合同、籌備貨物、商檢(客檢)、訂艙裝船、制單結匯等幾個步驟。

　　二、出口貿易一般流程

　　(一)選擇供應商或生產企業

　　在選擇供應商或生產企業時，需注重考察生產企業的資信，是否具有生產能力，能否保證質量、保證按期交貨，產品是否有對外貿易的競爭力等。

　　(二)生產企業推銷本企業產品出口

　　這一過程中，跟單員的主要工作內容有：

　　1.了解目標市場的需求特點和客戶采購偏好;

　　2.了解并掌握公司產品的主要性能、工藝、質量標準、原材料構成、生產周期等;

　　3.了解并掌握公司產品的包裝材料和包裝方法;

　　4.了解并掌握公司產品的裝箱率、集裝箱可裝數量;

　　5.掌握公司產品的價格和相關原材料價格;

　　6.了解近期本幣對外幣的兌換價格及變化趨勢，即匯率和變化趨勢。

　　(三)建立對外業務關系，確定出口貿易對象

　　建立業務關系可以通過信函、電子商務、電子郵件、傳真、參加國內外各種交易會和展覽會、我駐外的使領館、商會、企業名錄、報紙雜志上的廣告等途徑搜尋或結識國外客戶。

　　(四)洽談業務

　　洽談業務是指買賣雙方就某一種商品進行洽談，內容包括價格及價格條件、貨物的技術規格、包裝、貨款的支付方式和時間、運輸方式、爭議的解決方式和地點、貨物數量、交貨時間、保險、貨物的檢驗標準和地點等。洽談業務可以通過信件、傳真、電子郵件等不見面的洽談方式，也可以采用與客戶見面洽談的方式。在洽談業務前必須事前作好充分準備。

　　(五)簽訂對外合同

　　跟單員在這個階段，通常是輔助外貿業務員做好以下主要工作：

　　整理雙方達成的事項內容;

　　將客戶的工藝單和要求轉換為本公司的制造工藝單;

　　落實生產企業(車間)，并完成確認樣;

　　檢查確認樣，將符合客戶或工藝單要求的樣品寄送客戶，等待確認消息;

　　根據客戶的確認意見，改進確認樣，直至客戶確認樣品;

　　做好合同項下訂單生產前的一切準備工作等。

　　三、異常情況處理

　　在跟單工作中，可能會遇到各種異常情況，如生產進度延遲、產品質量問題、物流問題等。跟單員需要采取適當的措施進行解決，以確保訂單的順利完成。具體應對方法如下：

　　1. 生產進度延遲：跟單員需要及時了解生產進度情況，并與相關部門溝通，尋找解決方案，如調整生產計劃、增加人力等。

　　2. 產品質量問題：跟單員需要及時發現并解決產品質量問題，如更換零件、重新加工等。同時需要查明問題原因，避免類似問題再次發生。

　　3. 物流問題：跟單員需要及時了解物流信息，并與物流公司溝通，解決問題。如遇不可抗力因素導致產品延誤，需及時與客戶溝通并尋求解決方案。

　　總之，跟單員的工作內容和工作流程非常重要。通過了解跟單員的主要工作內容和流程，可以更好地理解跟單員的工作職責和應對方法，從而更好地支持跟單員的工作，提高訂單的完成質量和效率。

　　采購師跟單員的工作流程

　　物料采購跟單是指跟單員按采購訂單所載明的物料，品名，規格，數量及交期更進行跟蹤。目的：滿足企業生產活動對物料的需求，在必要的時候，獲得必要的物料，避免停工待料。

　　一.采購跟單的基本要求：適當的交貨時間，適當的交貨質量，適當的交貨地點，適當的交貨數量及適當的交貨價格。(適時，適質，適地，適量，適價)

　　二.物料采購跟單的原因：以下原因造成我們要對物料進行跟催：

　　1、供應商方面的原因：由于供應商方面的原因造成交貨不及時，而使我們必須跟單的原因有：超過產能的接單和超過技術水準的接單。制程管理不良，質量管理不充分而造成不良品的增多。來自低工資的員工工作效率低，完不成。等原因。

　　2、企業方面的原因：供應商的選定有誤，對他的產能和技術調查不足。所要求的品質沒說清楚。價格的決定很勉強。進度的掌握和督促不力。下訂單到過遠的地方。

　　3、溝通方面的原因：信息交換不及時。

　　三.物料采購跟單流程：

　　1、制作訂購單:跟單員接到所需部門的請購單，要制成訂購單傳給供應商。制訂購單時注意：審查請購單。熟悉訂購的物料，價格確認，確認質量標準。確認物料需求量，制定訂單說明書，發出訂購單。(制作采購單P。26)，將要采購的物料名稱，規格型號，數量，價格。交期等要求表達清楚。采購單經審核無誤后發給供應商，并要求供應商簽字回傳。

　　2、訂單跟蹤：對長期合作的，信譽好的供應商可以不進行跟蹤。跟蹤加工工藝，跟蹤原材料，跟蹤加工過程，跟蹤組裝總測，跟蹤包裝入庫。

　　3、物料檢驗：確定檢驗日期，通知檢驗人員，進行物料檢驗，處理檢驗問題。

　　4、物料進倉：協調送貨，協調接受，通知送貨，物料入庫，處理接受問題。

　　四.物料采購跟單的方法策略：催單的目的是使供應商在必要的時候送達所采購的物料，使企業的經營成本降低。

　　1.催單的方法：

　　(1)按訂單跟催。按訂單預定的進料日期提前一定時間進行跟催。有：

　　聯單法：將訂購單按日期順序排列好，提前一定時間進行跟催。

　　統計法：將訂購單統計成報表，提前一定時間進行跟催。

　　跟催箱：制作一個31格的跟催箱，將訂購單依照日期順序放入跟催箱，每天跟催相應的訂單。

　　(2)定期跟催。于每周固定時間，將要跟催的訂單整理好，打印成報表定期統一跟催。

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