Office的自動保存和恢復功能詳述

時間：2024-05-06 21:12:16 office辦公我要投稿

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Office2010的自動保存和恢復功能詳述

　　當你在埋頭辛苦編輯Excel、Word或PPT文檔的時候，如果突然發生斷電、系統崩潰、意外誤操作，這時候你一定很崩潰。下面小編將以Excel2010為例詳細闡述其中自動保存功能的工作機理和恢復文件的訪問方法，Word和PPT的功能與此類似，可以相形參照。

　　【設置方法】

　　首先，要讓Excel能夠自動進行后臺的定時保存，需要在Excel選項中開啟這一功能，如下圖所示：

　　如上圖所示，勾選“保存自動恢復信息時間間隔”的復選框可以開啟“自動定時保存”的功能，右側數值調節框中可以設置自動保存的時間間隔，最短為1分鐘，最長為120分鐘。

　　下側“自動恢復文件位置”則是自動保存的臨時文件存放路徑，

　　在Win7系統下默認為：C:\Users\<用戶名>\AppData\Roaming\Microsoft\Excel，

　　WinXP系統下則默認為：C:\Documents and Settings\<用戶名>\Application Data\Microsoft\Excel。

　　還有一個選項，名字很長“如果我沒保存就關閉，請保留上次自動保留的版本”，這個選項關系到您的工作在意外關閉時是否仍可以找到自動保存的備份文檔，是充分享受這個自動保存功能所帶來的好處的關鍵所在，務必勾選!

　　【運作機理】

　　自動保存的運作機理如下：

　　1，要讓自動保存起作用的文檔必須是至少保存過一次的文檔(也就是硬盤中存在的文檔)，如果是在程序中直接新建的空白文檔，需要先保存為硬盤中的某個文檔以后才可以啟用此功能。

　　2，在前一次保存(包括手動保存或自動保存)后，在文檔發生新的修改后，系統內部的計時器開始啟動，到達指定的時間間隔后發生一次自動保存動作。相反，如果在前一次保存后，文檔中并沒有發生過新的修改變化，則不會激活計時器，也不會激發定時保存的動作。

　　3，只有在Excel程序窗口被激活的狀態下，計時器才會工作。假設我打開了Excel，并進行了修改，但我又切換到IE里面去瀏覽網頁了，此時計時器將停止工作，即使過上一個小時，也不會發生自動保存的動作。

　　4，在計時器工作過程之中，如果提前發生了手動存檔事件，計時器將清零停止工作。這一點很好理解，因為根據第一點，只有在前一次保存后發生新的修改時才會開始計時器的工作，因此當進行手動保存時，就相當于一次歸零操作，所有修改被即時保存，沒有產生新的未保存的修改項目。

　　5，在一次自動保存事件發生過后，如果文檔沒有新的編輯動作產生，計時器也不會開始工作。其原因與上面第3點相同。

　　【功能作用效果】

　　如何體現自動保存功能正在發生作用?

　　在滿足前述條件，發生自動保存的事件后，可以在Excel功能區上依次單擊“文件”→“信息”，打開當前文檔的信息面板，可以在“管理版本”的區域中看到當前文檔自動保存所生成的歷史版本，例如下圖中顯示了這個文檔在16:35、16:41和16:44分別發生過三次自動保存事件，生成了三個歷史文檔。這里的三個文檔的時間間隔與您所設置的自動保存間隔并不一致，根據前面所述的運作機理可以知道，這個時間所反映的只是您的編輯動作所發生的時間與設定的保存間隔綜合作用的結果。

　　同樣在這個界面中，您可以選擇打開和恢復某個歷史版本，也可以選擇刪除這些歷史版本。當你沒辦法使用Ctrl+Z來撤銷返回到十幾分鐘前的某個文檔狀態時，可以使用這個功能恢復到某個時間點的歷史版本，對許多人來說這是一個不錯的選擇。

　　【臨時文件】

　　自動保存功能會產生臨時文件，在哪里可以找到這些臨時文件對于發生意外以后的恢復至關重要。

　　那么上圖中所謂的歷史版本文件到底在哪里呢?在第一張附圖中，顯示了選項設置時的文件存放路徑，在Win7系統下默認為：C:\Users\<用戶名>\AppData\Roaming\Microsoft\Excel，WinXP系統下則默認為：C:\Documents and Settings\<用戶名>\Application Data\Microsoft\Excel。

　　在這個路徑下會有一個<文檔文件名>+隨機數字組成的文件夾，如下圖所示。在這個文件夾里面，每發生一次自動保存事件，都會生成一個名為“<文檔文件名>((Autosaved-隨機數字)).xlsb”的文件，有過幾次自動保存，就會生成幾個文件。可以看到文件的修改時間與之前在“版本信息”中所看到相一致。

　　這個文件夾中的臨時文件可以直接用Excel打開，打開時會在信息欄(編輯欄上方)顯示此文檔是“自動保存的版本”，而且是只讀方式，在“信息”面板中也會顯示相同信息，如下圖所示。點擊“還原”按鈕就可以把臨時文件的內容和狀態覆蓋為此文檔的最新狀態。

　　【意外恢復】

　　如果文檔沒有保存就關閉，究竟會發生些什么?

　　如果在關閉Excel之前，對當前編輯的Excel文檔進行了手動保存，那么之前所提到的臨時文件夾就會自動消失。如果在關閉的之前沒有進行手動保存，分兩種情況進行討論：

　　1，關閉文檔時系統詢問是否保存時點了“否”。這個要命的“否”啊也許就會讓你一個晚上的工作白費，但是在Excel2010里面還是有救!之前所提到那個自動保存路徑下面以這個文檔命名的文件夾還是會存在，并在其中保留著所有歷史版本。最近的一個自動保存版本會以“<文檔文件名>((Unsaved-隨機數字)).xlsb”來命名。

　　這個時候，如果您直接打開之前未保存的文檔，看到的就是一晚工作白干的慘狀。不要急，依次單擊【文件】——【信息】，在信息面板里面可以看到所有歷史版本，還有最近一次的版本的補充信息為”當我沒保存就關閉時“，如下圖所示。點擊這個版本就能讓你有地獄到天堂的感覺。

　　除了上面的辦法，也可以直接到前面所說的臨時文件夾里打開Unsaved文件，里面的狀態就是最近一次自動保存時的狀態。這個文件打開時會在信息欄(編輯欄上方)顯示此文檔是“已恢復未保存的文件”，而且是只讀方式，在“信息”面板中也會顯示相同信息，如下圖所示。點擊“還原”按鈕就可以把臨時文件的內容和狀態覆蓋為此文檔的最新狀態。

　　當然，保留這些臨時文件的前提條件是，在第一張圖的Excel選項中勾選了“如果我沒保存就關閉，請保留上次自動保留的文件”復選框，這個選項是默認勾選的。

　　2，Excel進程意外退出。這也是很常見的崩潰情況，這種情況下臨時文件也都還是老樣子存在，并且在您直接打開原先未保存的文檔時，會在窗口中自動出現“文檔恢復”面板，在其中顯示歷史版本，您可以選擇任意一個版本進行恢復。

　　【其他補充】

　　這個版本的自動保存功能能夠避免很多意外情況下的文檔未保存所造成的后果了，但您還是需要注意一條，千萬不要在發生錯誤以后還再點擊“保存”按鈕，一旦您按了保存并關了文檔，一切臨時文件就全都成浮云了。

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