辦公軟件Excel數(shù)據(jù)錄入的小技巧

時間：2024-08-01 04:10:23 office辦公我要投稿

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　　一、同組單元格、同組工作表數(shù)據(jù)錄入

　　1.同組單元格數(shù)據(jù)錄入

　　在一張工作表中，如果多個單元格數(shù)據(jù)內(nèi)容相同，我們可以同時選中這些單元格，使其成為一組單元格，然后一次性輸入相同內(nèi)容。

　　方法：按住CTRL鍵后，分別單擊需要輸入相同內(nèi)容的單元格，選中它們，然后松開CTRL鍵，開始輸入數(shù)據(jù)，此時數(shù)據(jù)會顯示在最后選中的單元格中，輸入完后按下CTRL鍵，再敲回車鍵，即可看到所有選中的單元格都輸入了相同的內(nèi)容。

　　2.同組工作表數(shù)據(jù)錄入

　　如果在一個工作簿中，有多張工作表（Sheet1、Sheet2、Sheet3），這些表的結(jié)構(gòu)相同，部分內(nèi)容也相同，需要輸入或修改，也可一次性，批量完成。

　　方法：按住CTRL鍵后，分別單擊需要輸入相同內(nèi)容的工作表，選中它們，然后松開CTRL鍵，開始輸入數(shù)據(jù)，輸入完后即可看到，所有選中的工作表內(nèi)相同的位置都輸入了相同的內(nèi)容。

　　二、填充數(shù)據(jù)

　　說到填充數(shù)據(jù)，大家可能最熟悉的就是數(shù)字序列的填充，即輸入前兩個數(shù)字，確定起點(diǎn)和等差數(shù)列步長后，填充數(shù)據(jù)。今天我在這里要給大家講的是另外兩種填充。

　　1.日期填充

　　日期可以跟數(shù)字序列一樣，直接填充。

　　方法：數(shù)字序列一樣，在前兩個單元格確定起始值和步長，選中這兩個單元格，按住填充柄拖動即可。

　　2.姓名序列填充

　　如果經(jīng)常會用到一組序列，我們通常的做法是打開原來的一張表，將其復(fù)制到新表，而實際上，我么你只需要將這一組姓名定義為一個序列，以后每次就可以像填充數(shù)字一樣，直接拖動填充。

　　方法：第一次，完整得輸入整個姓名序列，選中這些姓名，單擊【工具】-【選項】-【自定義序列】-【導(dǎo)入】-【確定】，即可完成定義的過程。以后每次只需要輸入第一個人的姓名，然后按住填充柄往下拖動即可象填充數(shù)字一樣將這組姓名輸入到表格中。

　　三、通過下拉列表規(guī)范錄入

　　有些時候，表格中的數(shù)據(jù)必須要限定一個輸入范圍，讓用戶只能填寫范圍內(nèi)的值，這時我們可以制作一個下拉列表，讓用戶選擇。

　　方法：選中需要限定范圍值的單元格，單擊【數(shù)據(jù)】-【有限性】-【設(shè)置】命令，在對話框中按下圖設(shè)置，不同值之間用英文的【，】隔開，確定。設(shè)定下拉列表后的單元格區(qū)域就只能從列表中選取數(shù)值了。

　　四、通過公式錄入數(shù)據(jù)

　　在制作一張通訊錄時，我們發(fā)現(xiàn)很多單元格的值都跟其上面單元格相同，在錄入時我們只需要錄入最上面一個，下面的就先空著，等整張表錄入完，集中一起處理。

　　方法：選中整張表格數(shù)據(jù)區(qū)域；

　　單擊【編輯】-【定位】-【條件定位】菜單命令，選擇“空值”，然后確定；

　　通過鍵盤輸入'等號'，然后按一下'向上'的箭頭；再按“Ctrl+回車”，即可看到所有選中的空單元格自動輸入了與其上面單元格相同的內(nèi)容。

　　以上這些招數(shù)，熟練運(yùn)用，可以為我們節(jié)省錄入時間，辦公效率也必然后有效提升。

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