公文寫作時如何使用稱謂語

時間：2024-07-31 16:10:04 辦公文秘我要投稿

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公文寫作時如何使用稱謂語

　　公文寫作中的“我”“你”“他”確實是一個不可輕視的問題，用好了，通篇清爽，用不好，句句累贅。“稱謂”如何用得“名正”，讓其“言順”?一起來看看公文的稱謂用語吧!

公文寫作時如何使用稱謂語

　　公文分三種：上行文、平行文、下行文。稱謂也有三類：第一人稱、第二人稱和第三人稱，也就是通俗的我、你、他。如何在上、中、下行文中用好我、你、他?(說明一下，這里所指的“他”專指發(fā)文方或收文方機關名稱，特此說明)。

　　一般來說，在發(fā)文時用第一人稱表述，表述者置身事內，顯得真實、親切、富有人情味;用第三人稱表述，表述者置身事外，顯得客觀、冷穆。用本機關名稱作自稱，形成第三人稱表述，切合下行文或莊重嚴肅，或嚴謹縝密，或威嚴果斷的語體規(guī)范。

　　一、關于下行文的稱謂用語

　　發(fā)文方:一般用發(fā)文機關名稱(即第三人稱，如：**鄉(xiāng)政府);不用帶第一人稱代詞的稱謂，如“我(們)”、“我(本)省”、“我(本)市”、“我(本)部”、“我(本)局”等，顯其莊嚴肅穆。

　　收文方：1.稱謂一般用“你(們)”、“你部”、“你省”、“你市”、“你縣”等，而不用受文機關名稱，有叮嚀囑咐、嚴而可親之感。

　　二、關于上行文的稱謂用語

　　發(fā)文方：一般用帶第一人稱代詞的稱謂，如“我(們)”、“我(本)省”、“我(本)市”、“我(本)部”、“我(本)局”等。不用發(fā)文機關名稱，有真實、懇切之感;

　　收文方：稱謂用“上級、領導”或受文機關名稱。不用“你(們)”、“你部”、“你省”、“你市”、“你縣”等，有尊重、避諱之意。若用“你(們)”、“你部”、“你省”、“你市”、“你縣”等，則有吩咐、指點、督促之嫌。

　　三、關于平行文的稱謂用語

　　發(fā)文方：一般用“我(們)”、“我省”、“我部”、“我局”等。收文方：用“你(們)”、“你部”、“你省”、“你市”、“你縣”等，顯得親切平易，不打官腔。

　　平行文的語體規(guī)范是親切平易，相互尊重。以商洽的口氣說話，不能因有求于人而屈膝卑躬，曲意奉承，也不能因人有求于我而趾高氣揚。

　　公文

　　公務文書是法定機關與組織在公務活動中，按照特定的體式、經過一定的處理程序形成和使用的書面材料，又稱公務文件。無論從事專業(yè)工作，還是從事行政事務，都要學會通過公文來傳達政令政策、處理公務，以保證協調各種關系，決定事務使工作正確地、高效地進行。

　　常用公文格式

　　公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、發(fā)文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期、頁碼等組成。[1]

　　（一）份號。公文印制份數的順序號。涉密公文應當標注份號。

　　（二）密級和保密期限。公文的秘密等級和保密的期限。涉密公文應當根據涉密程度分別標注“絕密”“機密”“秘密”和保密期限。

　　（三）緊急程度。公文送達和辦理的時限要求。根據緊急程度，緊急公文應當分別標注“特急”“加急”，電報應當分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”。

　　（四）發(fā)文機關標志。由發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。聯合行文時，發(fā)文機關標志可以并用聯合發(fā)文機關名稱，也可以單獨用主辦機關名稱。

　　（五）發(fā)文字號。由發(fā)文機關代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯合行文時，使用主辦機關的發(fā)文字號。

　　（六）簽發(fā)人。上行文應當標注簽發(fā)人姓名。

　　（七）標題。由發(fā)文機關名稱、事由和文種組成。

　　（八）主送機關。公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。

　　（九）正文。公文的主體，用來表述公文的內容。

　　（十）附件說明。公文附件的順序號和名稱。

　　（十一）發(fā)文機關署名。署發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。

　　（十二）成文日期。署會議通過或者發(fā)文機關負責人簽發(fā)的日期。聯合行文時，署最后簽發(fā)機關負責人簽發(fā)的日期。

　　（十三）印章。公文中有發(fā)文機關署名的，應當加蓋發(fā)文機關印章，并與署名機關相符。有特定發(fā)文機關標志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。

　　（十四）附注。公文印發(fā)傳達范圍等需要說明的事項。

　　（十五）附件。公文正文的說明、補充或者參考資料。

　　（十六）抄送機關。除主送機關外需要執(zhí)行或者知曉公文內容的其他機關，應當使用機關全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機關統(tǒng)稱。

　　（十七）印發(fā)機關和印發(fā)日期。公文的送印機關和送印日期。

　　（十八）頁碼。公文頁數順序號。

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