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秘書怎么做好領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間安排與計(jì)劃
秘書日常事務(wù)工作之一就是做好組織的時(shí)間安排，包括日程安排、約會(huì)安排和旅行安排。幫助領(lǐng)導(dǎo)安排好時(shí)間，主要內(nèi)容是做好日程安排，包括每月、每周、每天的日常工作安排。
一、日程安排的內(nèi)容
秘書日程安排的內(nèi)容是把領(lǐng)導(dǎo)或組織的每月、每周、每天的主要活動(dòng)納入計(jì)劃，并下發(fā)給組織相關(guān)單位和部門。盡管時(shí)間安排不可能天衣無縫，也會(huì)出現(xiàn)漏洞，會(huì)有變化，但只要溝通及時(shí)，并不會(huì)有太大的影響。做好時(shí)間安排，有利于組織內(nèi)部工作的協(xié)調(diào)，可以按部就班地安排工作，避免出現(xiàn)撞車，同時(shí)也方便了其他工作部門。請(qǐng)示、匯報(bào)工作可以提前“掛號(hào)”，同時(shí)與其他單位的工作聯(lián)系也可以提前做好準(zhǔn)備。對(duì)秘書而言，可以及時(shí)掌握領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的線索，及時(shí)作出相應(yīng)的調(diào)整。
領(lǐng)導(dǎo)或組織日常工作安排一般涉及以下內(nèi)容：
(1)各種接待、約會(huì)。包括接待和會(huì)見本單位員工、外單位來賓和國外的來賓。
(2)商務(wù)旅行活動(dòng)。當(dāng)前各組織領(lǐng)導(dǎo)特別是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常到各地、各國去聯(lián)系合作事宜，進(jìn)行市場調(diào)研和參觀學(xué)習(xí)。
(3)參加各類會(huì)議。各類組織都會(huì)經(jīng)常舉行不同類型的會(huì)議，領(lǐng)導(dǎo)部署重要的任務(wù)，聽取員工的建議，組織各類表彰會(huì)議，等等。
(4)到車間進(jìn)行實(shí)地檢查和指導(dǎo)。優(yōu)秀的企業(yè)家都注重及時(shí)了解本組織的生產(chǎn)、營銷、資產(chǎn)運(yùn)行等方面的情況，這離不開親自去做市場分析、產(chǎn)品分析、資產(chǎn)分析的工作。
(5)組織的各類重大活動(dòng)的安排。
(6)領(lǐng)導(dǎo)私人活動(dòng)的安排。在西方國家，包括日本秘書一般都要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的私人生活進(jìn)行安排。比如何時(shí)去休假，替領(lǐng)導(dǎo)安排好接待領(lǐng)導(dǎo)私人親朋的日程表等。
二、日程安排的基本要求
日程安排主要是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)或組織日常活動(dòng)的時(shí)間和程度進(jìn)行統(tǒng)籌計(jì)劃和安排的過程。其具體要求如下。
1.統(tǒng)籌兼顧
所謂統(tǒng)籌兼顧，就是安排日常活動(dòng)要從組織的全局出發(fā)統(tǒng)一籌劃，又要兼顧領(lǐng)導(dǎo)的實(shí)際情況。有條不紊地做好時(shí)間的協(xié)調(diào)工作，避免發(fā)生撞車，使整個(gè)事件安排如同一個(gè)流程一樣，是一個(gè)完整順暢的動(dòng)態(tài)系統(tǒng)。每個(gè)節(jié)點(diǎn)都承接了上了一個(gè)過程的成果，擔(dān)負(fù)著本身過程的職責(zé)。只有統(tǒng)籌兼顧，才能做到有條不紊，互不沖突，提高工作效率，取得良好的工作績效;反之，若安排不當(dāng)，顧此失彼，不僅會(huì)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作的效率帶來消極影響，而且會(huì)給組織全局工作造成混亂。
2.安排規(guī)范
安排規(guī)范就是根據(jù)組織領(lǐng)導(dǎo)的分工，明確規(guī)定哪一類組織活動(dòng)應(yīng)由哪些領(lǐng)導(dǎo)參加，避免出現(xiàn)隨意性，注重實(shí)效，克服形式主義。
3.效率原則
日程表的安排要體現(xiàn)效率原則。作為一個(gè)組織，時(shí)間會(huì)產(chǎn)生很多變數(shù)，組織或企業(yè)發(fā)展到一定階段，必然會(huì)出現(xiàn)各類問題疊加的情況。于是，缺乏效率的日程安排就會(huì)使組織框架試圖去適應(yīng)這種變化，從而變得日益臃腫，組織的命令系統(tǒng)逐漸失靈，導(dǎo)致大量未經(jīng)刪選或毫無意義的信息淹沒組織高層。因此，秘書在安排領(lǐng)導(dǎo)日程時(shí)要注意使整個(gè)日程安排有助于提高組織工作效率，設(shè)計(jì)的工作日程要很清楚。
4.突出重點(diǎn)
采用ABCD法則，與完成中心工作有直接聯(lián)系或重要的活動(dòng)，要優(yōu)先安排，加以保證，以便領(lǐng)導(dǎo)集中精力辦大事，防止領(lǐng)導(dǎo)疲于奔命，力戒形式主義。ABCD法則中的A是指先做重要而緊急的任務(wù);再作重要而不緊急的任務(wù)，即B類事務(wù);后作緊急而不重要的工作，即C類事務(wù);再處理D類，可做可不做的事務(wù)。只有這樣，才能提高效率，充分利用時(shí)間，合理分配精力，完成工作任務(wù)。
5.留有余地
安排領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間要留有余地，不要安排得過于緊密，要給領(lǐng)導(dǎo)空隙時(shí)間。
6.適當(dāng)保密
領(lǐng)導(dǎo)的日程安排，一般都是自制成一覽表的形式。日程表給領(lǐng)導(dǎo)一份，給秘書科長和其他領(lǐng)導(dǎo)一份，再就是有關(guān)科室和司機(jī)一份。不過，給科室和司機(jī)的日程表，內(nèi)容不能太詳細(xì)，以防泄密。
7.事先同意
在安排領(lǐng)導(dǎo)的日程表時(shí)，不論是一般的工作還是重要的工作，都要事先得到領(lǐng)導(dǎo)的同意。
三、日程安排的形式
1.年計(jì)劃表
在一年中的例行活動(dòng)以及年度工作計(jì)劃，可以事先安排。
2.月計(jì)劃表
從全年計(jì)劃表抄下日程安排，填寫出差和聚會(huì)等預(yù)定事項(xiàng)，要抓住當(dāng)月的重大活動(dòng)。
3.周計(jì)劃表
在周末要向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告下周計(jì)劃，并得以確認(rèn)。周計(jì)劃的安排要考慮領(lǐng)導(dǎo)的忙碌程度以及其他因素，如果領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)事情太多，則可以將一個(gè)月內(nèi)必須完成的已知事項(xiàng)，安排在其他周完成。
4.日程表
領(lǐng)導(dǎo)在一天中要做許多工作，為使其事先掌握自己所要從事的重要活動(dòng)，必須提供給領(lǐng)導(dǎo)日程表。在前一日下午或者當(dāng)日清晨，根據(jù)周計(jì)劃表，抄制當(dāng)日日程表，并得到領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)(如果不制作日程表，根據(jù)周計(jì)劃表安排工作時(shí)，也必須于前一日或當(dāng)日清晨得到確認(rèn))。
日程安排注意事項(xiàng)：
(1)日程表編寫以記敘、說明為主要表達(dá)方式，不加評(píng)論，不做過多分析，簡潔具體，使人一目了然。
(2)月計(jì)劃、周計(jì)劃、日計(jì)劃不要安排的太滿，尤其是后兩者。因?yàn)榄h(huán)境隨時(shí)變化，領(lǐng)導(dǎo)要根據(jù)不同的情況作出一定的改變，所以編寫要留有余地。
(3)所有的日程安排都應(yīng)按領(lǐng)導(dǎo)的意思去辦。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核通過打印成表并送給相關(guān)部門，同時(shí)要留有備份。
(4)活動(dòng)與活動(dòng)之間要有一定的空隙時(shí)間，以避免一些時(shí)間沖突。
(5)在制訂日程表的過程中，應(yīng)養(yǎng)成謙虛細(xì)心的習(xí)慣。事不論大小，都要認(rèn)真去檢查核對(duì)，然后再請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審核，這樣一方面減少錯(cuò)誤，另一方面也提高工作效率。
(6)對(duì)已經(jīng)處理完的工作，一般應(yīng)注明結(jié)果，對(duì)沒處理的也一樣，這樣避免漏掉一些重要內(nèi)容，并幫助領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)掌握信息。
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