公文寫(xiě)作規(guī)范
公務(wù)文書(shū)是法定機(jī)關(guān)與組織在公務(wù)活動(dòng)中，按照特定的體式、經(jīng)過(guò)一定的處理程序形成和使用的書(shū)面材料，又稱(chēng)公務(wù)文件。 下面是小編為你帶來(lái)的公文寫(xiě)作規(guī)范，歡迎閱讀。
【公文寫(xiě)作規(guī)范】
(一)發(fā)文機(jī)關(guān)(亦稱(chēng)“版頭”、“文頭”)
版頭是發(fā)文機(jī)關(guān)的標(biāo)志，它具有法定性、權(quán)威性和效用性，通常套紅，以示莊重。常用的公文版頭形式有三種：
1、由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)加“文件”二字組成。
例如：國(guó)務(wù)院文件
2、只用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱(chēng)作版頭。
例如：江蘇省人民政府
3、幾個(gè)同級(jí)機(jī)關(guān)(如江蘇省人事廳、江蘇省科學(xué)技術(shù)委員會(huì)、江蘇省財(cái)政廳)聯(lián)合發(fā)文，可用主辦機(jī)關(guān)(江蘇省人事廳)的名稱(chēng)加“文件”二字作版頭?(例1)，但發(fā)文機(jī)關(guān)署名應(yīng)標(biāo)聯(lián)合行文單位的名稱(chēng);也可用幾個(gè)同級(jí)機(jī)關(guān)的名稱(chēng)加“文件”二字作版頭(例2)，但應(yīng)將主辦的機(jī)關(guān)排列在前。前者多用于上行文，后者多用于下行文。
例1：江蘇省人事廳文件
例2：江蘇省人事廳
江蘇省 科 委 文件
江蘇省財(cái)政廳
4、有時(shí)根據(jù)工作需要，同一機(jī)關(guān)還可以制發(fā)專(zhuān)用公文版頭。
例如：xxx人民政府令、xxx人民政府任免通知
發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)必須使用全稱(chēng)或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱(chēng)，一般用22毫米x15毫米(高x寬)黑變體字。聯(lián)合行文，應(yīng)視機(jī)關(guān)多少，選擇大小適當(dāng)?shù)乃误w字。在民族自治地方，發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)可以并用自治民族的文字和漢字印刷。版頭和版頭下的一條細(xì)實(shí)橫隔線(寬140毫米，高1毫米)，居中套紅印在公文首頁(yè)圖文區(qū)第13行—22行和37行—46行區(qū)域內(nèi)。
為了保證公文的權(quán)威性、嚴(yán)肅性，除“公告”、“通告”不用公文版式頭外，其它各類(lèi)公文均需使用公文版頭。發(fā)文機(jī)關(guān)的公文版頭一經(jīng)確定，不可經(jīng)常變動(dòng)。
(二)密急
密級(jí)是指公文內(nèi)容涉密的程度。公文內(nèi)容涉密應(yīng)分別標(biāo)明“秘密”、“機(jī)密”、“絕密”，“絕密”、“機(jī)密”公文應(yīng)當(dāng)同時(shí)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。密急在公文首頁(yè)發(fā)文機(jī)關(guān)版頭的左上角區(qū)域內(nèi)標(biāo)注。密急的標(biāo)識(shí)為一個(gè)五角星，即“”，五角星之前標(biāo)密急，五角星之后標(biāo)期限，如：機(jī)密20年。
密急件的份數(shù)序號(hào)是同一文件在其總印數(shù)中逐份所給的順序編號(hào)。一份文件一個(gè)號(hào)，依次流水編列，以便查對(duì)和清退。份號(hào)使用6位阿拉伯?dāng)?shù)字在密級(jí)標(biāo)識(shí)區(qū)域的上一行標(biāo)注。如：某份文件份號(hào)為“000068”就說(shuō)明這份文件是總印數(shù)中的第68份。
(三)緊急程度
公文處理必須做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。緊急程度是對(duì)公文傳遞和辦理速度的要求。標(biāo)明緊急程度，是為了引起特別注意，以保證公文的時(shí)效，確保緊急事項(xiàng)的及時(shí)處理。文秘部門(mén)處理公文要力求“當(dāng)日簽收、當(dāng)日登記、當(dāng)日呈批、當(dāng)日轉(zhuǎn)辦”。特別是急件，要貫徹“急事急辦、特事特辦”的原則，抓緊辦理，行文時(shí)應(yīng)根據(jù)緊急程度，分別標(biāo)明“特急”、“急件”;緊急電報(bào)應(yīng)分別標(biāo)明“特急”、“加急”、“平急”。在特殊情況下，也可以標(biāo)明“在x日x時(shí)送達(dá)”。緊急程度在公文右上角標(biāo)注。公文標(biāo)題內(nèi)有“緊急”二字的，如“關(guān)于xx緊急通知”等，也應(yīng)視同急件處理。
(四)發(fā)文字號(hào)(亦稱(chēng)“文號(hào)”)
發(fā)文字號(hào)是由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年度和順序號(hào)三個(gè)部分組成。年度使用公元紀(jì)年，用阿拉伯?dāng)?shù)字，兩側(cè)用方括號(hào)“[]”。例如：皖政[1997]18號(hào)，“皖政”是江蘇省人民政府的代字，“[1997]”是發(fā)文的年度，“18號(hào)”是1997年發(fā)文的順序號(hào)。幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合行文，只標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào)。有發(fā)文機(jī)關(guān)加“文件”二字組成文頭的文件，發(fā)文字號(hào)一般標(biāo)注在文頭之下、橫線上方居中;只用發(fā)文機(jī)關(guān)作文頭時(shí)的文件，發(fā)文字號(hào)則標(biāo)注在橫線之右下角、文件標(biāo)題之上。
上報(bào)的公文，應(yīng)注明簽發(fā)人。聯(lián)合行文要同時(shí)注明聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)的簽發(fā)人。簽發(fā)人姓名標(biāo)在文頭之下、橫線以上右側(cè)位置，或標(biāo)在橫線之右下角、文件標(biāo)題之上。同時(shí)，發(fā)文字號(hào)則移至左側(cè)。
機(jī)關(guān)代字應(yīng)相對(duì)穩(wěn)定，不可經(jīng)常變動(dòng)。為保證發(fā)文字號(hào)規(guī)范，防止重號(hào)、漏雨和錯(cuò)號(hào)，發(fā)文字號(hào)應(yīng)由發(fā)文機(jī)關(guān)的文秘部門(mén)統(tǒng)一管理與編寫(xiě)。
(五)公文標(biāo)題
公文標(biāo)題是對(duì)公文主要內(nèi)容的揭示。要求做到準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要。規(guī)范化的公文標(biāo)題一般應(yīng)由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)、公文主題(事由)和公文種類(lèi)三個(gè)部分組成。除三個(gè)部分外，在發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)與公文主題之間加個(gè)介詞(如：“關(guān)于”、“對(duì)”、“在”、“為”、“給”等)，在公文主題與公文種類(lèi)之間加一個(gè)結(jié)構(gòu)助詞“的”字。例如：“國(guó)務(wù)院辦公廳關(guān)于發(fā)布《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的通知”，其中：“國(guó)務(wù)院辦公廳”是發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)，“關(guān)于”是介詞，“發(fā)布《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》”是公文主題，“的”是結(jié)構(gòu)助詞，“通知”是公文的種類(lèi)。標(biāo)題除發(fā)布法規(guī)性的文件可加書(shū)名外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。
公文標(biāo)題居中在公文首頁(yè)紅色橫隔線之下、正文之上各空一行排列。
當(dāng)遇到下列情況時(shí)，公文標(biāo)題可以省略發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)或公文主題組成部分。
1、使用正式的套紅文件版頭，公文標(biāo)題可以省略發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)。例如：“關(guān)于印發(fā)《江蘇省行政機(jī)關(guān)公文處理實(shí)施細(xì)則》的通知”。這份文件是使用“江蘇省人民政府辦公廳”機(jī)關(guān)固定的文件版頭印發(fā)的，因此，公文標(biāo)題就省略了發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)。
2、印發(fā)公布性文件時(shí)，有的公文標(biāo)題可以省略公文主題部分。例如：“銅陵市人民政府令”。
經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)或批準(zhǔn)的公文，可在標(biāo)題下加題注，在圓括號(hào)內(nèi)注明某年某月某日經(jīng)某會(huì)議討論通過(guò)。
公文標(biāo)題字?jǐn)?shù)不宜太多，可視情況分一行或多行排列。公文標(biāo)題多行排列時(shí)，盡量不要把人名、地名以及兩個(gè)字以上的詞或數(shù)字分開(kāi)，以防產(chǎn)生歧義。
(六)主送機(jī)關(guān)(亦稱(chēng)“抬頭”)
主送機(jī)關(guān)是指發(fā)文機(jī)關(guān)要求對(duì)公文進(jìn)行辦理或給予答復(fù)的機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)應(yīng)使用全稱(chēng)或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱(chēng);主送機(jī)關(guān)不是一個(gè)時(shí)，應(yīng)按其性質(zhì)、級(jí)別以及有關(guān)規(guī)定或慣例依次排列;同類(lèi)型機(jī)關(guān)可使用統(tǒng)稱(chēng)，如“省政府各部門(mén)”。主送機(jī)關(guān)應(yīng)明確、具體，標(biāo)列在公文標(biāo)題的下方、正文之上，從左至右頂格書(shū)寫(xiě)，回行繼續(xù)頂格，未尾加冒號(hào)。
主送機(jī)關(guān)的確定，應(yīng)注意以下幾個(gè)方面：
1、上行文是向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)事項(xiàng)以及匯報(bào)工作，反映情況，提出意見(jiàn)或者建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢(xún)問(wèn)時(shí)使用。
2、平行文是同級(jí)機(jī)關(guān)互相商請(qǐng)解決有關(guān)問(wèn)題或布置某項(xiàng)工作時(shí)使用的一種公文，主送機(jī)關(guān)可以是一個(gè)，也可以是多個(gè)。
3、下行文是上級(jí)機(jī)關(guān)要求下級(jí)機(jī)關(guān)周知、辦理或執(zhí)行事項(xiàng)時(shí)使用的一種公文。這種公文如發(fā)行范圍大，主送機(jī)關(guān)可用統(tǒng)稱(chēng)。
4、張貼性在需廣大群眾周知的公文，如：“公告”、“通告”等一般不標(biāo)主送機(jī)關(guān);經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)的公文，如：“決定”、“會(huì)議紀(jì)要”、“令”，主送機(jī)關(guān)名稱(chēng)則移至文尾抄送欄上方標(biāo)明。
5、對(duì)參閱性文件，不需要明確的主送機(jī)關(guān)，可將“主送”“抄送”合并為“分送”，印在原“抄送”位置。“分送”欄一般分為三個(gè)層次：一是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo);二是文件內(nèi)容涉及的有關(guān)單位;三是應(yīng)抄送周知的單位。
(七)正文
正文是公文的主體部分，用來(lái)表達(dá)公文的內(nèi)容、傳達(dá)發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖。撰寫(xiě)公文總的要求，內(nèi)容符合黨的方針、政策和國(guó)家的法律、法規(guī)，情況準(zhǔn)確，措施、要求扎實(shí)具體，觀點(diǎn)明確，條理清楚，文字通順、精煉，書(shū)寫(xiě)工整，標(biāo)點(diǎn)正確，篇幅力求簡(jiǎn)短。
當(dāng)正文占滿(mǎn)了公文用紙的全頁(yè)，發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文時(shí)間不得不轉(zhuǎn)時(shí)，必須在的首行標(biāo)注“此頁(yè)無(wú)正文”并加圓括號(hào)，然后在下方的適當(dāng)位置標(biāo)注發(fā)文機(jī)關(guān)署名牌成文時(shí)間。
(八)附件
附件是指附在正文后面的文件、材料、圖像和聲像資料等，是某些公文的重要組成部分。附件有的起補(bǔ)充、闡明作用，有的起說(shuō)明、注釋作用，有的起證實(shí)、執(zhí)行作用。附件應(yīng)在正文之后成文時(shí)間之前注明順序和名稱(chēng)。除使用特殊材料制作的附件外，一般附件應(yīng)放在正文未頁(yè)后面一起裝訂。被印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文應(yīng)視為正文，不能作為附件處理。
(九)發(fā)文機(jī)關(guān)署名
公文除電報(bào)、會(huì)議紀(jì)要外，大部分文件的發(fā)文機(jī)關(guān)署名都應(yīng)加蓋印章。
印章是代表機(jī)關(guān)組織或領(lǐng)導(dǎo)人的象征，是行使法定職權(quán)的一種印信憑證。法定機(jī)關(guān)印章具有法定性、權(quán)威性和效用性。公文蓋上印章，是表示發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)文件正式生效和確認(rèn)無(wú)誤的一種憑證。
印章與公文版頭一樣，都必須使用全稱(chēng)或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱(chēng)。用印位置在成文日期的中間偏上，要求上不壓正文，下騎年蓋月。印章必須蓋得端正、清晰。
(十)成文時(shí)間
成文時(shí)間以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn);聯(lián)合發(fā)文，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn);會(huì)議討論通過(guò)的公文，一般以討論通過(guò)的日期為準(zhǔn);電報(bào)，以發(fā)出日期為準(zhǔn)。
成文時(shí)間一般在正文之后的右下方專(zhuān)行標(biāo)注。會(huì)議討論通過(guò)的公文，如決議、決定、條例等，一般應(yīng)用小于標(biāo)題的字體將會(huì)議討論通過(guò)的時(shí)間和會(huì)議名稱(chēng)在公文標(biāo)題之下居中標(biāo)注，并加圓括號(hào)。
成文時(shí)間一般應(yīng)是公文正式生效、執(zhí)行的日期，但是發(fā)布法規(guī)、規(guī)章的公文，除了標(biāo)注發(fā)布時(shí)間外，還專(zhuān)門(mén)公布具體實(shí)施的年、月、日。成文時(shí)間使用漢字寫(xiě)明年、月、日，年度使用公元紀(jì)年全稱(chēng)，不得簡(jiǎn)寫(xiě)或省略。如：1997年1月8日，既不能寫(xiě)成“97年1月8日”，也不得寫(xiě)成“九八、元、八”。成文時(shí)間必須按規(guī)定標(biāo)注，切忌標(biāo)注擬稿、審稿或打印時(shí)間。
(十一)附注
附注用于說(shuō)明公文中在其它區(qū)域不便說(shuō)明的事項(xiàng)。如需要加以解釋的名詞術(shù)詞、或用于表述公文的傳達(dá)范圍等。附注的內(nèi)容，一般在成文日期的左下方、主題詞的上方，另行標(biāo)注，并加圓括號(hào)。如：“(此件發(fā)止各鄉(xiāng)、鎮(zhèn)人民政府)”;“(此件至xx月xx日對(duì)外公開(kāi))”等。
(十二)主題詞
主題詞是為實(shí)現(xiàn)辦公現(xiàn)代化的要求，便于計(jì)算機(jī)管理公文和提高查找率、查全率，根據(jù)公文基本內(nèi)容按照一定的規(guī)范優(yōu)選的詞或詞組。
公文應(yīng)根據(jù)內(nèi)容和文種標(biāo)明主詞題。
(十三)抄送機(jī)關(guān)
抄送機(jī)關(guān)即需要了解公文內(nèi)容以便協(xié)助辦理或周知的機(jī)關(guān)，應(yīng)標(biāo)注在公文主題詞下端、印發(fā)機(jī)關(guān)之上，上下用兩條等寬的平行細(xì)實(shí)線(寬140毫米，高1毫米)作為界線。抄送機(jī)關(guān)在“抄送：”后面依機(jī)關(guān)性質(zhì)、職權(quán)、隸屬關(guān)系用其它邏輯關(guān)系依次標(biāo)注抄送機(jī)關(guān)的全稱(chēng)或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱(chēng)，移行時(shí)與上一行平行書(shū)與。抄送機(jī)關(guān)一般按上級(jí)、平級(jí)、下級(jí)機(jī)關(guān)的次序排列，同級(jí)機(jī)關(guān)按黨、政、軍、群次序排列。不同級(jí)別或同一級(jí)別不同性質(zhì)的單位之間用逗號(hào)，同一級(jí)別、同一性質(zhì)的單位之間用頓號(hào)。
(十四)簽發(fā)人
許多文件尤其是請(qǐng)示或報(bào)告，需要印有簽發(fā)人名，以示對(duì)所發(fā)文件負(fù)責(zé)。簽發(fā)人應(yīng)排在文頭部分，即在版頭紅線右上方，編號(hào)的右下方，字體較編號(hào)稍小。一般格式為“簽發(fā)人：xxx”。
(十五)機(jī)密等級(jí)
機(jī)密公文應(yīng)根據(jù)機(jī)密程度劃分機(jī)密等級(jí)，分別注明“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”等字樣。機(jī)密等級(jí)由發(fā)文機(jī)關(guān)根據(jù)公文內(nèi)容所涉及的機(jī)密程度來(lái)劃定，并據(jù)此確定其送遞方式，以保證機(jī)密的安全。密級(jí)的位置：通常定格標(biāo)在版心左上角第一行。機(jī)密公文還要按份數(shù)編上號(hào)碼，印在文件版頭的左上方，以便查對(duì)、清退。
(十六)緊急程度
這是指公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求，分為“特急”、“加急”。標(biāo)明緊急程度是為了引起特別注意，以保證公文的時(shí)效，確保緊急工作問(wèn)題的及時(shí)處理。緊急程度的標(biāo)明，通常也是放在標(biāo)題左上方的明顯處。
(十七)閱讀范圍
根據(jù)工作需要和機(jī)密程度，有些公文還要明確其發(fā)送和閱讀范圍，通常寫(xiě)在發(fā)文日期之下，抄報(bào)抄送單位之上偏左的地方，并加上括號(hào)。如：“（此件發(fā)至縣團(tuán)級(jí)）”。行政性、事務(wù)性的非機(jī)密性公文，下級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)的行文，都不需特別規(guī)定閱讀范圍。
(十八)附件
這是指附屬于正文的文字材料，它也是某些公文的重要組成部分。附件不是每份公文都有，它是根據(jù)需要一般作為正文的補(bǔ)充說(shuō)明或參考材料的。公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后 、發(fā)文機(jī)關(guān)之前，注明附件的名稱(chēng)和件數(shù)，不可只寫(xiě)“附件如文”或者只寫(xiě)“附件x件”。
置于主件之后，另起一頁(yè)開(kāi)始排印，與主件裝訂在一起。 公文如有附件，要在正文最后一行后空1行的左側(cè)空2個(gè)字，用3號(hào)仿宋體字排印“附件”2字后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱(chēng)。如有2個(gè)以上附件，用阿拉伯?dāng)?shù)字依次標(biāo)注序號(hào)。附件名稱(chēng)長(zhǎng)需要回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與附件名稱(chēng)的文字對(duì)齊序號(hào)后面用小圓點(diǎn)。 例如“附件：1．XXXXXXXXXX” 附件的首頁(yè)左上角頂格用3號(hào)黑體字排印“附件”2字及附件的順序號(hào)。黨委僅用"附",十五、其他。公文文字一般從左至可橫寫(xiě)、橫排。擬寫(xiě)、謄寫(xiě)公文，一律用鋼筆或毛筆，嚴(yán)禁使用圓珠筆和鉛筆，也不要復(fù)寫(xiě)。公文紙一般用16開(kāi)，在左側(cè)裝訂。
(十九)印章
上行文要加蓋印章，用印端正、著色均勻、騎年蓋月，上不壓正文或附件名稱(chēng)、下不壓版記；黨政機(jī)關(guān)聯(lián)合行文的，左右用印，兩個(gè)印章中間約空開(kāi)3mm。
(二十)印制版記
由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)、印發(fā)日期及兩條橫線組成。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1字，印發(fā)時(shí)間右空1字，用3號(hào)仿宋體字排印。印發(fā)時(shí)間用阿拉伯?dāng)?shù)字、年份不能簡(jiǎn)寫(xiě)。上行文的，印發(fā)日期后接著排印“印”字；下行文平行文的，排印“印發(fā)”2字。
【公文的基本知識(shí)】
（一）公文的含義
公文，系公務(wù)文書(shū)的簡(jiǎn)稱(chēng)，是黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位以及其他社會(huì)組織行使法定職權(quán)、處理日常事務(wù)時(shí)經(jīng)常使用的一種文體。公文有其特定的撰寫(xiě)程式和行文格式，是傳達(dá)黨和國(guó)家的方針政策、發(fā)布黨規(guī)政令、指導(dǎo)和商洽工作、請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題、報(bào)告情況、交流經(jīng)驗(yàn)的一種重要文字工具。公文是應(yīng)用文中最重要且用途最為廣泛的一種文體。
公文有狹義和廣義之分。狹義的公文特指《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中規(guī)定的13種行政公文和《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》中規(guī)定的14種黨的主要公文。廣義的公文則涵蓋了全部通用公文和專(zhuān)用公文。所謂通用公文，是指黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位等普遍使用的公文；所謂專(zhuān)用公文，是指在一定的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)，按照特定需要而專(zhuān)門(mén)使用的公文。專(zhuān)用公文具有很強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)特點(diǎn)，如外交公文，法規(guī)公文，司法公文，經(jīng)濟(jì)公文，公關(guān)公文，軍事公文，等等。
就法院來(lái)說(shuō)，法院公文既包括專(zhuān)用的司法文書(shū)如裁判文書(shū)、各種筆錄等，又包括有正式版頭的行政公文和黨組織公文，還包括其他一些公務(wù)文書(shū)如總結(jié)、匯報(bào)、發(fā)言、經(jīng)驗(yàn)交流材料、事跡材料、宣傳、調(diào)研、簡(jiǎn)報(bào)類(lèi)材料等等。可以說(shuō)，范圍非常廣泛。我們今天講的主要是狹義的公文，即有正式版頭的行政公文和黨組織公文。
公文、文件、文書(shū)，這是三個(gè)既密切聯(lián)系又有所區(qū)別的概念。公文、文件、文書(shū)，它們?cè)趦?nèi)涵上是有交叉的，就是說(shuō)，同一份文字材料，既可以叫做文件，又可以叫做公文，還可以叫做文書(shū)，但是，這樣的文字材料，在形式和內(nèi)容上都是有嚴(yán)格要求的，只有符合這種要求、公文、文件、文書(shū)才可以作為同義詞來(lái)交替使用，否則便是誤用。公文、文件、文書(shū)三者可以說(shuō)是同中有異、異中有同。所謂文件，它是領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)根據(jù)自己的職責(zé)范圍而制發(fā)的、具有法定效力并設(shè)有特定版頭的公文；所謂文書(shū)，它是一切機(jī)關(guān)、團(tuán)體、單位和個(gè)人，為傳遞信息、交流思想、聯(lián)系事務(wù)、商洽問(wèn)題、記錄情況等而形成并使用的文字材料。稍加對(duì)比我們便不難發(fā)現(xiàn)，公文、文件、文書(shū)三者是一種包含與被包含的關(guān)系，具體地說(shuō)，文件只是公文當(dāng)中的一部分，而公文則又只是文書(shū)當(dāng)中的一部分，文書(shū)除了公文之外，還包括私人文書(shū)。
狹義的公文與調(diào)研文章和宣傳文章也有很大的不同。在座的各位同志今天已經(jīng)聽(tīng)了關(guān)于調(diào)研和宣傳文章寫(xiě)作方面的交流發(fā)言和講座，應(yīng)該有了很深的印象。實(shí)踐中，有的同志寫(xiě)得好調(diào)研文章或者宣傳文章，但不一定寫(xiě)得好公文；同理，熟悉公文寫(xiě)作的同志，也不一定擅長(zhǎng)寫(xiě)宣傳類(lèi)文章，因?yàn)樗麄兪菐追N截然不同的文體。從公文的特點(diǎn)中，我們可以找到原因。
（二）公文的特點(diǎn)
1、明確的公務(wù)性。
2、鮮明的政治性。
3、極高的權(quán)威性。
4、作者的法定性。
5、較強(qiáng)的時(shí)效性。
6、體式的特定性。
7、文風(fēng)的樸實(shí)性。
8、嚴(yán)格的程序性。
（三）公文的作用
1、領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)作用。
2、規(guī)范和約束作用。
3、宣傳和教育作用。
4、聯(lián)系和知照作用。
5、依據(jù)和憑證作用。
以上是公文的現(xiàn)實(shí)效用，還具有歷史效用，可以存史。
（四）公文的分類(lèi)
1、按基本使用范圍分為：通用公文（法定公文、普通事務(wù)文書(shū)）和專(zhuān)用公文。
2、按行文的方向分為：上行文（請(qǐng)示、報(bào)告等）、下行文（決定、指示、批復(fù)等）、平行文（函等）以及通行文（意見(jiàn)、會(huì)議紀(jì)要等）。
3、按公文的內(nèi)在屬性分為：規(guī)范性公文（規(guī)定、條例、章程、辦法、細(xì)則等）、指令性公文（命令、指示、決定等）、指導(dǎo)性公文（批示、意見(jiàn)等）、知照性公文（通知、通報(bào)、公報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)等）、公布性公文（公告、通告、布告等）、商洽性公文（函等）、報(bào)請(qǐng)性公文（請(qǐng)示、報(bào)告等）、記錄性公文（會(huì)議紀(jì)要、大事記等）。
4、按制發(fā)機(jī)關(guān)的性質(zhì)分為：黨內(nèi)公文、行政公文、群眾團(tuán)體公文、聯(lián)合行文等。
5、按公文辦理的時(shí)間要求分為：特急公文、緊急公文、常規(guī)公文等。
6、按機(jī)密程度分為：絕密公文、機(jī)密公文、秘密公文和普通公文。
7、按公文的規(guī)范程度和約束力分為：規(guī)范性公文和非規(guī)范性公文。
8、按公文的載體分為：傳統(tǒng)紙質(zhì)公文和電子公文。
（五）公文的文種及其適用范圍
1、命令（令）
命令（令）屬下行文。《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》指出：它“適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布.施行重大強(qiáng)制性行政措施；嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員”。
2、決定
決定是黨政機(jī)關(guān)共有的一個(gè)公文文種，但就適用范圍而言，決定在行政機(jī)關(guān)比在黨的機(jī)關(guān)要廣泛得多。在黨的機(jī)關(guān)，決定“用于對(duì)重要事項(xiàng)做出決策和安排”，而在行政機(jī)關(guān)，決定則“適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷(xiāo)下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)”。
3、公告
公告“適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)”。它一般以國(guó)家各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的名義發(fā)布，社會(huì)團(tuán)體、企事業(yè)單位和基層組織不使用這一公文文種。但事實(shí)上，公告的使用范圍非常廣泛，已經(jīng)擴(kuò)大化，如法院的開(kāi)庭公告、公示公告等等。
4、通告
通告“適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)”。通告與公告有相似之處，這就是都面向全社會(huì)，都是知照性的。但是二者也有明顯的區(qū)別，這種區(qū)別，一方面表現(xiàn)為制發(fā)的主體有受限與不受限的不同——公告是有資格限制的，而通告則是任何機(jī)關(guān)、團(tuán)體和單位都可以采用的；另一方面表現(xiàn)為涉及的內(nèi)容有重要程度的差異——公告涉及的是重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)，而通告涉及的則是各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。
5、通知
通知“適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員”。通知與通告的功能相近，其最大的不同在于，通知有特定的受文者，通告則無(wú)；通知有專(zhuān)指的約束力，通告則僅有泛指的約束力；通知與機(jī)關(guān)的經(jīng)常性工作密切相關(guān)，通告則與社會(huì)事務(wù)聯(lián)系密切，如此而已。
6、通報(bào)
通報(bào)“適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況”。公告與通告面向整個(gè)社會(huì)，具有較強(qiáng)的公眾性，通知與通報(bào)則主要是面向機(jī)關(guān)，具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)性。通知與通報(bào)的適用范圍有一定的重合，但也有各自專(zhuān)享的“領(lǐng)地”，不能做人為的取舍。
7、議案
議案“適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)”。議案有其獨(dú)具的特色，因而是公文中的重要成員。就法院來(lái)說(shuō)，議案適用于人民法院依照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)及其常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)，主要是法官職務(wù)任免。
8、報(bào)告
報(bào)告“適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢(xún)問(wèn)”。行政機(jī)關(guān)與黨的機(jī)關(guān)均使用報(bào)告這一文種，而且適用范圍也基本相同。
9、請(qǐng)示
請(qǐng)示“適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)”。請(qǐng)示與報(bào)告都屬于上行文，兩者的區(qū)別在于，報(bào)告只是客觀地將有關(guān)情況匯報(bào)給上級(jí)機(jī)關(guān)，無(wú)需上級(jí)機(jī)關(guān)答復(fù)，而請(qǐng)示則是將自己無(wú)權(quán)或無(wú)力處理的事項(xiàng)及相應(yīng)的對(duì)策主張反映給上級(jí)機(jī)關(guān)，上級(jí)機(jī)關(guān)必須明確予以答復(fù)。
10、批復(fù)
批復(fù)“適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)”。下級(jí)機(jī)關(guān)用請(qǐng)示向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，上級(jí)機(jī)關(guān)即須以批復(fù)做出相應(yīng)的答復(fù)。
11、意見(jiàn)
意見(jiàn)“適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法”。意見(jiàn)過(guò)去沒(méi)有被《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》作為一個(gè)公文文種列出，因其形式相對(duì)靈活，適用范圍廣，可以有效補(bǔ)救行政機(jī)關(guān)其他法定文種在適用范圍和使用效果上的不足，故最新修訂、發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》將其正式確定為一個(gè)機(jī)關(guān)公文文種。它屬于通行文，適用范圍非常廣泛。
12、函
函“適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)”。函的答復(fù)功能僅僅適用于不相隸屬的機(jī)關(guān)之間，這是它與批復(fù)的一點(diǎn)重要不同。
13、會(huì)議紀(jì)要
會(huì)議紀(jì)要“適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)”。
黨的機(jī)關(guān)專(zhuān)用的公文文種有：
14、決議
決議被列為黨的機(jī)關(guān)14個(gè)法定公文文種的首位，可知它在黨的機(jī)關(guān)公文中居于突出重要的地位。《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》指出：決議“用于經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)的重要決策事項(xiàng)”。這里有兩點(diǎn)需要注意：第一，從形式上說(shuō)，決議必須是經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)的，就是說(shuō)，只有拿到黨的會(huì)議上，提交與會(huì)者認(rèn)真討論，并得到表決通過(guò)的，這樣的決議才是合法有效的。第二，從內(nèi)容上說(shuō)，決議必須是重要決策事項(xiàng)，就是說(shuō)，一般的事項(xiàng)、非決策性事項(xiàng)不能采用決議這一公文文種。
15、指示
指示屬下行文，“用于對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作，提出開(kāi)展工作的原則和要求”。就是說(shuō)，指示主要適用于布置工作而不是其他方面，并且布置工作也不是事無(wú)巨細(xì)樣樣說(shuō)到，只是提出一些原則和要求，工作具體如何開(kāi)展，還須由下級(jí)機(jī)關(guān)根據(jù)各自的實(shí)際情況自主決定，所以，指示的文末往往有“望結(jié)合實(shí)際情況，認(rèn)真貫徹執(zhí)行”之類(lèi)的結(jié)束語(yǔ)。
16、公報(bào)
公報(bào)“用于公開(kāi)發(fā)布重要決定或者重大事件”。相對(duì)于通報(bào)而言，公報(bào)的公開(kāi)程度更高，而且涉及內(nèi)容的重要性一般來(lái)說(shuō)也更強(qiáng)。如國(guó)務(wù)院公報(bào)、最高法院公報(bào)等等。
17、條例
條例“用于黨的中央組織制定規(guī)范黨組織的工作、活動(dòng)和黨員行為的規(guī)章制度”，屬規(guī)范性公文。就是說(shuō)，一方面，條例的制發(fā)有嚴(yán)格的資格限定，下級(jí)黨組織不可以制發(fā)條例，只有黨的中央組織才可以制發(fā)條例；另一方面，條例是關(guān)于黨組織的工作、活動(dòng)和黨員行為的規(guī)章制度的具體化，是條文性法規(guī)，具有極大的權(quán)威性和約束力。
18、規(guī)定
規(guī)定“用于對(duì)特定范圍內(nèi)的工作和事務(wù)制定具有約束力的行為規(guī)范”。規(guī)定與條例一樣，也屬規(guī)范性公文。兩者的不同之處在于，一方面，就制發(fā)的主體而言，規(guī)定并無(wú)條例那樣的嚴(yán)格限定，各級(jí)黨組織都可以制發(fā)規(guī)定；另一方面，就適用范圍而言，規(guī)定往往與特定的時(shí)期、特定的條件和背景，以及特定的問(wèn)題相聯(lián)系，正因?yàn)槿绱耍鋾r(shí)效性更強(qiáng)，而穩(wěn)定性相對(duì)略差。其實(shí)，規(guī)定不僅用于黨的機(jī)關(guān)，在行政機(jī)關(guān)和其他機(jī)關(guān)應(yīng)用也很廣泛，主要用來(lái)制定規(guī)章制度，但因?yàn)樗皇切姓奈姆N，所以必須用通知的形式印發(fā)，而不能單獨(dú)成文印發(fā)。
（六）公文的行文規(guī)則
公文的行文規(guī)則，是關(guān)于公文制發(fā)的基本原則和基本方法的概括和總結(jié)。
（2）不以機(jī)關(guān)名義向領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人報(bào)送公文原則。《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第22條規(guī)定：“除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送‘請(qǐng)示’、‘意見(jiàn)’和‘報(bào)告’”。《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》也有相同規(guī)定。直接向領(lǐng)導(dǎo)同志個(gè)人報(bào)送公文，有損領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的權(quán)威，違背公文流轉(zhuǎn)辦理程序，從報(bào)送者角度看可以提高效率，但對(duì)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)而言，則損害了效率。就法院而言，領(lǐng)導(dǎo)同志批示、交辦的案件比較多，對(duì)于交辦案件，領(lǐng)導(dǎo)同志明確批示“望復(fù)”、“回告結(jié)果”等意思的，可以公文形式對(duì)領(lǐng)導(dǎo)同志個(gè)人報(bào)送，除此之外，一般不要向領(lǐng)導(dǎo)同志個(gè)人報(bào)送公文。
2、行文關(guān)系。分為領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系、指導(dǎo)與被指導(dǎo)關(guān)系、互不統(tǒng)屬關(guān)系三類(lèi)。
3、行文方式。根據(jù)制發(fā)機(jī)關(guān)劃分，可分為單獨(dú)行文和聯(lián)合行文；根據(jù)接收機(jī)關(guān)劃分，可分為縱向行文（逐級(jí)行文、多級(jí)行文、越級(jí)行文、通行行文）和橫向行文。
4、具體要求。（1）恪守隸屬關(guān)系，一般不越級(jí)行文。《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》規(guī)定：“黨的機(jī)關(guān)的行文關(guān)系，根據(jù)各自的隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。……不得越級(jí)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，尤其不得越級(jí)請(qǐng)示問(wèn)題；因特殊情況必須越級(jí)行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送被越過(guò)的上級(jí)機(jī)關(guān)。”《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》有相同規(guī)定。允許越級(jí)行文的情形：發(fā)生了嚴(yán)重緊急情況；直接上級(jí)機(jī)關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān)越級(jí)交辦某些事項(xiàng)，同時(shí)指令越級(jí)上報(bào)的；詢(xún)問(wèn)只有直接上級(jí)機(jī)關(guān)的上級(jí)機(jī)關(guān)才能答復(fù)的某些重要問(wèn)題或事項(xiàng)，且這些問(wèn)題和事項(xiàng)與直接上級(jí)機(jī)關(guān)沒(méi)有任何聯(lián)系的；數(shù)次向直接上級(jí)機(jī)關(guān)行文請(qǐng)求解決某項(xiàng)工作中急需解決的問(wèn)題，但是直接上級(jí)機(jī)關(guān)長(zhǎng)期不予解決，以致對(duì)工作或即將對(duì)工作產(chǎn)生嚴(yán)重的負(fù)面影響的；等等。
（2）明晰發(fā)文權(quán)限，向適宜的對(duì)象行文。根據(jù)規(guī)定，黨委和政府可以向各自的上一級(jí)或下一級(jí)黨委和政府行文；黨委、政府辦公廳（室）在得到黨委、政府授權(quán)后，可以向下一級(jí)黨委、政府正式行文；黨委、政府的其他下設(shè)部門(mén)，一般不得向下一級(jí)黨委和政府正式行文；其行文對(duì)象，包括各自的上一級(jí)或下一級(jí)黨委、政府的對(duì)口部門(mén)，以及同級(jí)黨委、政府的下設(shè)部門(mén)。不相隸屬的機(jī)關(guān)之間行文，適用“函”這一商洽性公文，不能采用指令性、指導(dǎo)性和規(guī)范性公文文種。法院公文的行文對(duì)象要求是一樣的。
（4）部門(mén)之間對(duì)有關(guān)問(wèn)題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。
（5）需要聯(lián)合行文時(shí)，作者應(yīng)是同級(jí)機(jī)關(guān)。《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》第16條規(guī)定：同級(jí)政府、同級(jí)政府各部門(mén)、上級(jí)政府部門(mén)與下一級(jí)政府可以聯(lián)合行文；政府部門(mén)與相應(yīng)的黨組織和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門(mén)與同級(jí)人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)確有必要，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門(mén)，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格控制聯(lián)合行文單位數(shù)量。
（6）關(guān)于“請(qǐng)示”的具體規(guī)定。“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事；請(qǐng)示事項(xiàng)涉及其他機(jī)關(guān)職權(quán)范圍的問(wèn)題時(shí)，應(yīng)與有關(guān)機(jī)關(guān)協(xié)商一致，如未能達(dá)成一致，需在請(qǐng)示中寫(xiě)明；請(qǐng)示問(wèn)題應(yīng)當(dāng)提出明確的意見(jiàn)；請(qǐng)示一般只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)；請(qǐng)示不得抄送其下級(jí)機(jī)關(guān)：“報(bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。
【特定格式】
信函式格式
發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)上邊緣距上頁(yè)邊的距離為30mm，推薦用小標(biāo)宋體字，字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定；發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)下4mm處為一條武文線（上粗下細(xì)），距下頁(yè)邊20mm處為一條文武線（上細(xì)下粗），兩條線長(zhǎng)均為170mm。每行居中排28個(gè)字。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)及雙線均印紅色。兩線之間各要素的標(biāo)識(shí)方法從本標(biāo)準(zhǔn)相應(yīng)要素說(shuō)明。
命令格式
命令標(biāo)識(shí)由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)加“命令”或“令”組成，用紅色小標(biāo)宋體字，字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定。命令標(biāo)識(shí)上邊緣距版心上邊緣20mm，下邊緣空2行居中標(biāo)識(shí)標(biāo)識(shí)令號(hào)；令號(hào)下空2行標(biāo)識(shí)正文；正文下一行右空4字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人簽名章，簽名章左空2字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人職務(wù)；聯(lián)合發(fā)布的命令或令的簽發(fā)人職務(wù)應(yīng)標(biāo)識(shí)全稱(chēng)。在簽發(fā)人簽名章下一行右空2字標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。分送機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)方法同抄送機(jī)關(guān)。其他要素從本標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)要素說(shuō)明。
會(huì)議紀(jì)要格式
會(huì)議紀(jì)要標(biāo)識(shí)由“xxxxx會(huì)議紀(jì)要”組成。其標(biāo)識(shí)位置同8.1.4，用紅色小標(biāo)宋體字，字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定。其他要素從本標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)要素說(shuō)明。
【公文用紙】
采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙，其成品幅面尺寸為：公文用紙上白邊（天頭）寬為20mm±0.5mm，下白（地腳）寬7mm±0.5mm，左白邊（訂口）寬20mm±0.5mm，右白邊（翻口）寬15mm±0.5mm。首頁(yè)不要頁(yè)碼.為了防止出現(xiàn)“此頁(yè)無(wú)正文”字樣，在調(diào)整行距、字距時(shí)，每頁(yè)既可減少1行，每行可減少1―2個(gè)字，也可每頁(yè)增加1―2行，每行增加1―2個(gè)字。 公文要雙面印刷。 公文頁(yè)碼用4號(hào)半角白體阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)字左右各放一條4號(hào)一字線，一字線距版心下邊緣7mm，單頁(yè)碼居右空1字，雙頁(yè)碼居左空1字。 公文裝訂與公文排印一致，左側(cè)裝訂，不掉頁(yè)。
【公文寫(xiě)作規(guī)范】相關(guān)文章：
公文寫(xiě)作的規(guī)范和答案08-02
公文寫(xiě)作規(guī)范及相關(guān)知識(shí)08-04
公文寫(xiě)作中的不規(guī)范現(xiàn)象06-28
公文寫(xiě)作數(shù)字使用規(guī)范08-28
公文寫(xiě)作數(shù)字的使用規(guī)范09-27
秘書(shū)公文寫(xiě)作數(shù)字使用規(guī)范07-07
公文寫(xiě)作需掌握的五項(xiàng)基本規(guī)范09-23
公文寫(xiě)作的范例05-29
公文寫(xiě)作的內(nèi)容10-22