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開會最大化效率的原則
在每天的絕大部分工作時間中，大家是不是都在忙于參加一場接一場看不到盡頭的眾多會議，由于還要手忙腳亂地回復(fù)各種電子郵件，因而連關(guān)注會議的實際進行情況也無法做到。如果大家給出了肯定答案的話，我還有幾條好消息要公開：你并不孤單。所有人都在這么做。但從另一方面來看，這也并不能證明該做法就是完全正確的。實際上，由于系統(tǒng)已經(jīng)完全崩潰了，因此只有從內(nèi)部才能進行修復(fù)。
最近，《哈佛商業(yè)評論》就針對如何打破沉迷于會議之中的錯誤模式進行了專門介紹，這篇文章提出了很有啟發(fā)性的觀點。之前的時間，我就對不必要的會議進行過多次嚴(yán)詞抨擊;實際上，我甚至對無用會議的成本情況進行過詳細(xì)論述(提前披露一下：有73%的專業(yè)人員承認(rèn)自己在參與不關(guān)注的會議時將進行不相關(guān)的其它工作，這是一個很高的比例)。
我們?nèi)绾尾拍艽蚱七@個循環(huán)?我們提供了一個非常酷的決策樹小模型，能夠幫助大家跳出到循環(huán)之外。當(dāng)然，它也并不屬于什么內(nèi)容高深的火箭科學(xué);不過，我們只要認(rèn)真考慮一下這些說法的話，還是能夠獲得相當(dāng)有價值的領(lǐng)悟：
* 如果一場會議的主題并不屬于本團隊優(yōu)先事項，正確的選擇就應(yīng)該是謝絕邀請。
* 如果會議主題并不屬于個人優(yōu)先事項，就應(yīng)該將邀請委托給其它人。
* 如果會議主題確實屬于當(dāng)前優(yōu)先事項，而坐在會議室里進行交流卻不屬于最佳處理方式時，正確的做法就應(yīng)該選擇謝絕邀請將時間留給解決問題的規(guī)劃之中。不要在意所付出的代價：電話、晃動某人的辦公桌……大家明白了吧。
* 如果確實必須參加會議的話，就應(yīng)該在到場之前花費一點時間對所參與部分進行全面規(guī)劃。在這里，正確的做法就是一定要確保能夠利用最小的投入，最短的時間來達到最大的效果。
大家務(wù)必牢記，如果試圖打破遍及全美絕大多數(shù)企業(yè)的會議文化，唯一的途徑就是從內(nèi)部干掉這只怪獸。在這里，為了實現(xiàn)減少人們對于會議的依賴讓工作變得更加有效率的目標(biāo)，就有下面列出的幾件事情可以去做：
* 不要僅僅因為30或者60分鐘是outlook對于會議時間的標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置就直接作出選擇。如果實際情況容許的話，將會議時長控制在15分鐘以內(nèi)或許會是更可行的做法。
* 必須竭盡全力將會議實際參與者的人數(shù)降到最低程度。實際上，對于大型會議來說，能夠獲得的實際效果就與參與者名單的長度成反比。
* 在自己的日程安排中標(biāo)注出完成工作的時間。畢竟，對于不必要會議來說，一份所有時間全面開放的日程規(guī)劃就屬于最佳邀請。
* 絕對不要安排僅僅會對情況進行說明的會議——這項工作使用電子郵件就可以完成。
* 務(wù)必確保每次會議上都會有指定人員來對會議情況進行記錄，并負(fù)責(zé)交辦事項的分配工作。
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