職場(chǎng)法則：高效開(kāi)會(huì)議的六個(gè)步驟
任何人都無(wú)法在沒(méi)有任何準(zhǔn)備的情況下，直接把自己投奔戰(zhàn)場(chǎng)。職場(chǎng)上的女勇士們，千萬(wàn)不要以為自己有多么英勇無(wú)比。拿開(kāi)會(huì)為例，如果不提前設(shè)想會(huì)議中突發(fā)的事件，或者忽視了開(kāi)會(huì)前預(yù)備的問(wèn)題，在正式的會(huì)議中，往往會(huì)讓你丑態(tài)百出，場(chǎng)面甚至一發(fā)不可收拾，讓你無(wú)法下臺(tái)。想避免這些問(wèn)題吧，那你得學(xué)習(xí)以下的方法了。
如果你能提前進(jìn)入會(huì)議狀態(tài)，那么就能夠避免上面說(shuō)的這些慘劇發(fā)生了。當(dāng)然，這可不是讓你在別人還沒(méi)到場(chǎng)之前就坐在會(huì)議室里自言自語(yǔ)，而是要求你在會(huì)議開(kāi)始之前把自己的神經(jīng)頻率調(diào)動(dòng)起來(lái)，進(jìn)入活躍興奮狀態(tài)，同會(huì)議所需的緊張、快速波段保持一致，讓大腦有足夠時(shí)間調(diào)兵遣將，這個(gè)時(shí)間大約需要15分鐘。
會(huì)議高效第一階段、會(huì)議前15分鐘
這時(shí)候的你應(yīng)該馬上中斷手頭的工作，讓大腦從繁雜的工作中解脫出來(lái)，同時(shí)也讓自己好好休息一下。
會(huì)議高效第二階段、會(huì)議前10分鐘
現(xiàn)在是需要思考的時(shí)候。你要參加的會(huì)議主題是什么?有哪些議程?你所扮演的角色是什么?有什么目的需要達(dá)成嗎?還有什么可以取得的附加值嗎?參加會(huì)議的都有哪些人員?老板對(duì)這次會(huì)議是否重視?程度如何?同事對(duì)會(huì)議的重視程度如何?會(huì)議的結(jié)果對(duì)你的工作有什么影響嗎?你可以把這些問(wèn)題在草紙上一一列出來(lái)，然后逐個(gè)作答，這樣可以幫助你整理散亂的思維。
高效會(huì)議第三階段：會(huì)議前8分鐘
現(xiàn)在你已經(jīng)做好了對(duì)這次會(huì)議的說(shuō)明和定位，也明確了自己應(yīng)該做的事情，現(xiàn)在就應(yīng)該根據(jù)這些事情來(lái)整理待會(huì)兒會(huì)議上需要用到的資料了：PPT、文檔文件、各類數(shù)據(jù)、資料文件、樣品、移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備、數(shù)據(jù)線、紙張、筆等等。然后將這些東西放在一起，用一個(gè)文件袋或者別的'方便攜帶的東西裝好。
高效會(huì)議第四階段：會(huì)前5分鐘
如果在一會(huì)兒的會(huì)議上你需要發(fā)言的話，那么在這個(gè)時(shí)候就可以默誦一下要說(shuō)的內(nèi)容了。在白紙上列出一個(gè)發(fā)言的備忘錄是十分必要的。如果有在會(huì)上需要解決的問(wèn)題，那么趕緊把這個(gè)問(wèn)題和其衍生矛盾寫出來(lái)做個(gè)備忘，以便在會(huì)議上提出求解。如果你需要得到更多的信息，那么請(qǐng)根據(jù)之前列出來(lái)的會(huì)議的主題和議程，仔細(xì)想一想自己還需要了解什么，同樣別忘了做好記錄。
會(huì)議高效第五階段、會(huì)前2分鐘
在大腦中飛速想象一下整個(gè)會(huì)議過(guò)程，最后整理一下資料，看看有沒(méi)有遺漏或者需要補(bǔ)充的地方。
高效會(huì)議第六階段：會(huì)前1分鐘
馬上會(huì)議就要開(kāi)始了，喝點(diǎn)水潤(rùn)潤(rùn)喉嚨吧，相信自己，你會(huì)擁有一次完美的會(huì)議效果。
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