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職場商務禮儀【四】
16.記得打掃會客室——
當你從會客室將客人送走后，在做什么呢?是不是覺得暫時還沒有約好的客人，就可以撇下會客室而去做別的事?
此時，要是有不速之客到來怎么辦?因為會客室尚未整理，所以只能暫請他到大廳里長時間地等待。
為了避免這種情況發生，記得當客人離去之后，應立即打掃會客室。
將茶杯和點心類的東西撤掉，將桌子擦干凈，將煙灰缸換掉;此外不要忘記將房門和窗戶打開，尤其是在客人很多的時候，香煙等不良氣味會彌漫在整個會客室。如果就這么讓下一位客人進去，容易造成不良的印象。
所以會客室應勤加打掃，使之處于良好的狀態，無論何時有誰來，都能立刻讓他進去
17.左手持聽筒，方便記錄——
當我們講電話手持聽筒時要用哪一只手?可能有人認為用哪只手拿還不是都一樣。
話雖如此，但如果用左手拿，而將右手騰出來，在打電話的過程中，就可以作紀錄、查資料。反之，每次都向對方抱歉地說“請稍等片刻”，并換另一只手拿聽筒，就容易耽誤時間。此外，還會讓對方留下不得要領的印象，從而對談話產生負面的影響。
為了避免這種不高明的做法，聽筒應用左手來拿，并隨時將記錄本和資料放在手邊，以便能迅速地作出反應。
18.做好事前準備，講電話不怯場——
一般人認為：透過電話將事情說清楚，似乎是一件很容易的事，但實際上卻很困難。
尤其是當對方的地位高，或所談之事非常重要時，自己就常會處于一種“怯場”的狀態，大腦一片空白。即使沒有這么嚴重，能將事情正確地說清楚的人，也少得可憐。
所以，將資訊正確而簡潔地傳送給對方前，必須先在頭腦中構想清楚。如果不能正確地把握何時、何地、誰、做什么、方式、如何?這5W1H，就不能簡潔地將一件事告訴對方。
在打電話之前，將要談的內容記錄下來，就是簡便易行的好方法。如果再將有關此事的資料也準備好并放在手邊備查，就完美無缺了。這么一來，即使被對方反問，也能很快有條有理地回答。
19.接電話時，要說聲“您好”——
一般人在接聽來電時，習慣性的先從“喂喂”開始應答。但是，在公司內接電話，應拿起聽筒后，口齒清晰地說“您好”，再說出自己的公司名稱和部門名稱“這里是○○公司”、“這里是△△部”。
在對方報出自己的姓名后，別忘了再加上一句“平日多多蒙照顧，不勝感激”。一般人對這種話通常會很難說出口，因為“自己并沒有受到這個人的關照”。
可是在商業上，有所謂的社交辭令。即使是與對方初次打交道，如果說一句“承蒙關照”，會給對方有更好的印象，結果就會完全不同。
20.打電話時，必須主動自報姓名——
當你打電話時應先主動自報姓名，要是連名字也不說，突然說出“請○○先生接電話”，就略顯失禮。因此，應在被對方尚未問起“請問你是哪位?”之前，先主動自報姓名。
自報姓名時，應將自己所任職公司的名稱與自己的姓名，同時告訴對方。我們時常會遇到只說出公司名稱，而不報自己姓名的人。確實，我們可以理解此人想以該公司職員的身分代表，但是卻會對接電話的人造成麻煩。因為無法正確轉達來電者為何人。
此外，如果不知道名字，會對以后的工作帶來許多不便，如果自己要找的人不在，還會造成聯系困難。
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