公司檔案管理制度

時間：2022-07-25 15:42:29 制度我要投稿

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　　公司檔案管理制度：

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　　一、文書檔案歸檔制度

　　1.各部門在各項活動中形成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統(tǒng)一管理。

　　2.各部門形成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內(nèi)勤)收集、審定、整理、立卷。

　　3.歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復(fù))無缺頁、破損現(xiàn)象。

　　4.下發(fā)文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應(yīng)留有書面材料存檔。

　　5.凡歸檔的文件必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權(quán)退回原部門重新書寫。

　　6.重要文件如部門需用可進行復(fù)印，但原件必須歸檔。

　　7.機關(guān)工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。

　　二、專職檔案工作人員崗位責(zé)任制

　　1.認真學(xué)習(xí)專業(yè)知識，貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實施辦法》，熱愛本職工作，忠于職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責(zé)，自覺遵守檔案工作各項規(guī)章制度。

　　2.負責(zé)公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量符合“規(guī)范”要求。

　　3.負責(zé)公司有關(guān)部門檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作。

　　4.負責(zé)檔案庫房各項制度的落實。

　　5.積極提供檔案的利用，充分發(fā)揮檔案利用效果，認真總結(jié)經(jīng)驗，為領(lǐng)導(dǎo)決策和機關(guān)各項工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

　　三、兼職檔案工作人員崗位責(zé)任制

　　1. 各部門配備一名兼職檔案員，負責(zé)本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。

　　2. 兼職檔案人員要熱愛檔案工作，熟悉業(yè)務(wù)，工作認真負責(zé)，把好案卷質(zhì)量關(guān)，按時完成兼管檔案的任務(wù)。

　　3. 兼職檔案員應(yīng)于次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。

　　4. 嚴(yán)格執(zhí)行各項檔案管理制度。

　　5. 接受本公司專職檔案員的監(jiān)督指導(dǎo)。努力學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識，不斷提高業(yè)務(wù)水平。

　　四、部門立卷制度

　　1. 凡本部門在各項活動中形成的文件、具有保存價值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。

　　2. 各部門兼職檔案員，負責(zé)對本部門的文件資料進行收集、審定、整理、立卷。

　　3. 兼職檔案員要嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)章制度及各項檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項要求立卷，保證立卷質(zhì)量。

　　五、檔案保管制度

　　1. 各門類檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，配備檔案員負責(zé)檔案的保管工作。

　　2. 按照檔案管理有關(guān)規(guī)定，對各類檔案應(yīng)做到存放合理，排列有序，查找方便。

　　3. 檔案員對室藏檔案材料要經(jīng)常進行檢查，對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料，要及時跟蹤追還，防止丟失。

　　4. 庫房要保持清潔衛(wèi)生，溫度要經(jīng)常保持在14—24℃，相對濕度要保持在45—60%，防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。

　　5. 檔案庫房內(nèi)做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。

　　6. 庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放易燃、易爆危險品，停電時，一律用手電照明，不得使用易燃器具。

　　7、與檔案庫房無關(guān)人員一律不得進入，隨時關(guān)好庫房門窗，確保安全。

　　六、檔案保密規(guī)則

　　1. 檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀(jì)律，堅持原則，認真執(zhí)行各項制度。

　　2. 凡到綜合檔案室查閱檔案者，都要認真遵守安全保密制度，嚴(yán)格履行檔案查閱手續(xù)，檔案原則上不準(zhǔn)帶出檔案室，確需帶出時須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并在指定時間內(nèi)歸還檔案室。

　　3. 查閱檔案時，不得翻閱與查閱內(nèi)容無關(guān)的文件材料、無關(guān)人員不準(zhǔn)進入檔案室。

　　4. 本公司工作人員不準(zhǔn)將文件、材料帶進公共場所和其他場所，不準(zhǔn)帶回家中，要及時交給檔案管理部門。

　　5. 對于違反保密規(guī)定，泄露國家公司機密或造成一定后果者要依據(jù)《保密法》的規(guī)定，嚴(yán)肅處理并追究其責(zé)任。

　　七、檔案借閱制度

　　1. 借閱檔案要嚴(yán)格遵守檔案管理制度，凡借閱者，應(yīng)自覺履行借閱手續(xù)。

　　2. 凡借閱檔案，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。外單位人員借閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后，方可辦理借閱手續(xù)，并在借閱期限內(nèi)按時歸還。

　　3. 借閱人員對檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉(zhuǎn)借他人。

　　4. 借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得復(fù)印、抄寫檔案資料。

　　5. 檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進行檢查，確認檔案材料完好無損時，方可辦理歸檔手續(xù)。對摘抄、復(fù)制的檔案材料，經(jīng)認真核對，正確無誤時，方能簽字蓋章。

　　6. 一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象，要及時向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報，并追究有關(guān)人員的責(zé)任。

　　八、其他

　　解釋權(quán)歸公司行政人事部。

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